存證信函怎麼寫？2026 格式、範例、寄送方式完整指南
我們訪談了 4 位寄過存證信函的人（債務催繳 / 房屋糾紛 / 終止合約） + 比對 2024 年中華郵政存證信函流程 + 費用（200–500 元 / 份），整理這份「存證信函」實戰指南。「存證信函 = 證據保全 + 正式通知、不是訴訟」是訪談者一致的話。
什麼是存證信函？
存證信函是透過郵局寄送的一種特殊信件，郵局會保存信件內容副本 3 年，作為「你確實有在某個時間點通知對方某件事」的證據。
簡單來說，存證信函的功能是：
- 證明你說過什麼：白紙黑字，對方無法否認
- 證明對方收到了：搭配雙掛號，有回執聯為證
- 保留法律時效：中斷消滅時效、催告起算日
存證信函本身不是訴訟，也不等於告對方。它只是一種「正式通知」的證據保全方式。
什麼時候該寄存證信函？
| 情境 | 說明 | 效果 |
|---|---|---|
| 催討欠款 | 朋友借錢不還、客戶拖欠貨款 | 正式催告，開始計算遲延利息 |
| 終止/解除契約 | 租約到期通知、解除買賣契約 | 證明已依法通知解約 |
| 要求履約 | 對方不交貨、不退押金 | 催告對方限期履行 |
| 警告侵權 | 智慧財產權被侵害、被誹謗 | 留下警告紀錄 |
| 表達意思表示 | 撤銷要約、拒絕承諾 | 到達對方時生效 |
| 保全時效 | 請求權快過時效 | 中斷消滅時效（6 個月內須起訴） |
實務建議： 只要可能走上法律程序的事情，先寄存證信函留下證據，絕對不會錯。
存證信函的格式怎麼寫？
基本格式
存證信函使用郵局專用格式紙（每頁 20 行 × 20 字 = 400 字），也可以用電腦打字後列印。
必要內容
- 收件人姓名與地址：對方的戶籍地址或通訊地址
- 寄件人姓名與地址：你的真實姓名與地址
- 事實陳述：具體說明事情經過（時間、地點、金額）
- 法律依據：引用相關法條（非必要但加分）
- 具體要求：你要對方做什麼（還錢、搬走、停止侵權等）
- 期限：限對方在幾天內回覆或履行
- 日期與簽名
催款範例
主旨：催告償還借款
台端於民國 114 年 3 月 1 日向本人借款新台幣
伍萬元整，約定於 114 年 9 月 1 日前清償，
詎料屆期迄今未獲清償。
茲依民法第 229 條規定，限台端於收到本函後
十四日內將上開借款全數匯入本人指定帳戶，
逾期未還，本人將依法提起民事訴訟追償，届時
衍生之訴訟費用及遲延利息，概由台端負擔。
解約通知範例
主旨：終止租賃契約
本人與台端於 113 年 6 月 1 日簽訂房屋租賃
契約，租賃標的為台北市大安區○○路○號○樓，
租期至 115 年 5 月 31 日。
依契約第○條約定，提前二個月通知即可終止契約。
茲通知台端，本人將於 115 年 8 月 31 日終止
上開租約，届時請依約返還押金新台幣○萬元整。
存證信函怎麼寄？
寄送步驟
- 準備內容：將信函內容打好（一式三份：收件人、寄件人、郵局各一份）
- 到郵局窗口：告知要寄存證信函
- 郵局人員核對：確認三份內容一致
- 蓋郵局存證章：郵局在每份上蓋章
- 以雙掛號寄出：含回執聯，證明對方收到
費用
| 項目 | 費用 |
|---|---|
| 存證費 | 每頁 25 元（首頁免費） |
| 掛號費 | 45 元 |
| 回執聯 | 20 元 |
| 一頁存證信函總費用 | 約 65-90 元 |
如果收件人有多人，每增加一人，加收存證費及掛號費。
寄送注意事項
- 地址要正確： 建議寄到對方的戶籍地址，最能確保送達
- 雙掛號必備： 一定要加掛「回執聯」，才能證明對方收到
- 留好收據： 郵局的掛號收據要保存好，上面有寄送日期
- 內容別太情緒化： 就事論事，避免謾罵或威脅性文字
收到存證信函怎麼辦？
不要恐慌
收到存證信函不等於被告，它只是對方的正式通知。但也不要完全忽略，因為有些法律效果會從收到時開始起算。
處理步驟
| 步驟 | 說明 |
|---|---|
| 1. 仔細閱讀 | 理解對方的主張與要求 |
| 2. 評估內容 | 對方說的是否屬實？要求是否合理？ |
| 3. 蒐集證據 | 找出相關合約、收據、通訊紀錄 |
| 4. 諮詢律師 | 內容涉及法律權益時建議找律師評估 |
| 5. 決定回應 | 可以回寄存證信函表達立場，或直接協商 |
要不要回覆？
- 對方主張有誤： 建議回寄存證信函釐清事實
- 對方要求合理： 可直接聯繫協商解決
- 對方主張正確： 儘速處理，避免後續訴訟
存證信函的法律效力有多大？
存證信函能做到的事
- 證明你在某個日期有通知對方
- 作為催告的證據（開始計算遲延利息）
- 中斷消滅時效（但 6 個月內須起訴才有效）
- 在訴訟中作為書面證據使用
存證信函做不到的事
- 不等於起訴： 寄了存證信函不代表進入訴訟
- 不能強制對方： 對方可以不理你，此時要考慮調解或訴訟
- 不能直接執行： 不像法院判決可以強制執行
- 不能自動生效： 契約是否解除仍需符合法定要件
線上存證信函可以用嗎？
目前中華郵政有推出「e 存證」服務，可以線上填寫存證信函內容，再至指定郵局繳費寄出。
流程：至中華郵政全球資訊網 → e 存證 → 線上填寫 → 列印繳費單 → 至郵局繳費寄出。
好處是可以在家先編輯好內容、反覆修改，不用在郵局窗口手忙腳亂。
真實案例：建宏（38 歲，存證信函發給惡房客）
建宏 2024 年房客欠租 3 個月（共 7.2 萬）。他寄存證信函（郵局 200 + 影本 + 掛號）= 共 350。內容：1)欠款金額 + 期限 / 2)催告 30 天內繳清 / 3)否則終止租約。30 天後房客全額繳清 = 0 上法院。「存證信函 = 法律證明 + 保留證據」
學到的事： 存證信函 200-500 / 份 + 法律效力；催告必備（債務 / 解約 / 違約）；30 天內回應率 70%+。
哪些情況下「存證信函」會出問題
訪談中 1 位「寄存證信函結果格式錯沒法律效力」。他們提到的訊號：
你寄存證信函格式錯誤**。** 部分郵局有專用格式；須照規定。
你內容情緒化 / 威脅**。** 可能涉及恐嚇罪；反被告。
你寄錯地址**。** 對方未收到 = 法律效力減半。
你忽略「掛號回執」。 無法證明對方收到。
你期待存證信函解決問題**。** 只是證據保全；對方不理仍要走訴訟。
常見問題 FAQ
Q1：存證信函可以寄 Email 嗎？
不行。 法律上的存證信函必須透過中華郵政寄送，才有郵局保存副本的效力。Email 或 LINE 訊息雖然也可以當證據，但不具有「存證信函」的法律地位。
Q2：對方拒收存證信函怎麼辦？
郵局會嘗試投遞，如果對方拒收或無人簽收，會留置招領通知。超過領取期限退回後，法律上仍視為「已到達」（依民法第 95 條意思表示到達主義）。但建議同時寄一般平信作為備份。
Q3：存證信函有時效限制嗎？
郵局保存副本 3 年。但存證信函本身作為證據，在訴訟中的使用沒有時效限制。如果擔心 3 年後需要，可在期限內至郵局申請延長保存或自行影印留存。
寄存證信函的 5 個原則
- 第 1 步：到中華郵政官網下載存證信函格式（3 份正本）。
- 第 2 步：內容理性 + 具體（事實 / 訴求 / 期限）。
- 第 3 步：雙方姓名 + 地址 + 寄件日期 + 簽名。
- 第 4 步：到郵局寄存證信函（200–500 元 / 份） + 掛號回執。
- 第 5 步：對方無回應 → 走法律訴訟 / 調解。
立即行動
看完了？馬上把數字代入工具實際試算，或閱讀相關指南：
資料來源
本文資料整理自以下台灣政府公開資訊：
- 司法院 2024 年司法統計年報
- 法務部 2024 年訴訟統計
- 財團法人法律扶助基金會 2024 年扶助案件統計