電腦列印與掃描怎麼用？2026 印文件與掃描教學

把印表機接上電腦（USB 或無線）、裝好驅動，就能從電腦按「列印」印出文件；有掃描功能的還能把紙本文件掃成電腦檔案。

本文為一般操作經驗分享；不同品牌印表機的介面、驅動略有差異，實際以你的印表機與官方最新為準。

接印表機、安裝

步驟	說明
接上印表機	USB 線接電腦，或連同一個 WiFi
安裝驅動	裝印表機的驅動程式才能用
從官網下載驅動	認明品牌官網下載對應型號
加入印表機	設定裡加入、選到你的印表機

裝好驅動電腦才認得印表機，只從官網下載驅動，裝好一次之後就能直接用。

列印文件與設定

按「檔案＞列印」或 Ctrl+P，選對印表機（別選到別台或「另存 PDF」），設定份數和範圍（印幾份、哪幾頁），列印前先預覽確認版面，再按列印，避免浪費紙墨。

掃描與影印

掃描：把紙本文件掃成電腦檔案（PDF／圖片）。
怎麼掃：放上掃描器、從電腦或機器按掃描。
影印：有影印功能的直接複印紙本。
存檔位置：掃描的檔案存到電腦指定資料夾。

掃描存檔或申辦上傳很實用，但含個資的掃描檔要收好、別亂傳。

常見列印問題

印不出來多是小問題：檢查印表機開了沒、連著沒（USB 或 WiFi）、有沒有紙有沒有墨、是不是選錯印表機，都檢查了還不行就把印表機和電腦重開一次，多半就能解決，別急著以為壞了送修。

逆向觀點：別一印不出來就慌，也別在公用設備印含個資文件

絕大多數「印不出來」其實是很小的問題（沒開機、沒接好、沒紙沒墨、選錯印表機），花一分鐘照順序檢查多半就好，別急著花錢送修換機。另一件要當心的是：把身分證、報稅資料、含地址病歷的文件拿到公用電腦、影印店列印或掃描，這些設備可能把你的文件暫存下來，含個資的文件在公用設備處理要特別小心，記得清掉暫存檔、別留在機器上。

常見問題

Q：電腦怎麼接印表機、開始列印？ (1) USB 或同一 WiFi 接上；(2) 從官網下載對應型號驅動；(3) 在文件按列印或 Ctrl+P，選對印表機；(4) 設份數範圍、預覽再印，避免浪費。

Q：印表機印不出來怎麼辦？ (1) 先檢查開了連著沒；(2) 有沒有紙有沒有墨；(3) 選對印表機沒；(4) 重開印表機和電腦，多是小問題，別急著送修。

Q：怎麼把紙本文件、證件掃描成電腦檔案？ (1) 用有掃描功能的事務機；(2) 把文件放上掃描器按掃描；(3) 選存成 PDF 或圖片；(4) 存到指定資料夾，含個資的收好別亂傳。

Q：在影印店、公用電腦印含個資的文件要注意什麼？ (1) 盡量用自己的設備；(2) 不得已要清掉暫存和存的檔案；(3) 別把列印稿留在機器上；(4) 取走所有紙本，防個資外流被冒用。

資料來源

數位發展部 數位辦公設備使用與個資保護推廣資訊
教育部終身教育司 數位學習課程操作參考資訊

本文為一般操作經驗分享；不同品牌印表機略有差異，實際以你的印表機與官方最新為準。