Word 範本怎麼用？2026 別每次重做

把常用的文件做成「範本」。範本把版面、樣式、固定內容都存好，下次要做同類文件，開範本就有現成的格式，不用從頭排。

本文為一般說明；Word 各版本的範本功能、名稱略有差異，實際以你使用的版本為準。

範本是什麼

概念	說明
範本	存好格式的文件模子
開範本產生新文件	每次開範本得到有格式的空白文件
好處	一次設好、重複用、格式一致

範本就像「做同類文件的起手式」，省去每次從頭排的功夫，開範本不會改到範本本身。

用內建或現成範本

Word 提供各種內建範本（履歷、報告、傳單等），選一個接近需求的直接用，再依需求修改成你要的內容和格式。不擅長設計的人尤其適合先看有沒有合適的現成範本。

建立自己的範本

排好一份標準文件：設好版面樣式固定內容。
存成範本：存成範本檔（.dotx）。
之後開範本用：每次用範本開新文件。

常做的文件類型（週報、公文、固定報告）都做專屬範本，每次都省下大量重排的時間。

範本裡放什麼

版面設定（紙張邊界方向）、樣式（標題內文等）、固定內容（抬頭、表格框架、固定文字）、佔位提示（提示該填什麼的說明文字）。範本存的是格式和固定的骨架，不是每次都變的內容。

逆向觀點：常做的文件類型,該做成範本而不是每次重排

很多人每次做類似的文件——週報、會議記錄、固定格式的報告——都從空白文件重新設一次字型、建一次樣式、排一次版面、打一次抬頭。這些文件格式其實每次都一樣,變的只是內容,但卻每次都把一樣的格式從頭排一遍,累積起來浪費大量時間,還可能格式不一致。「常做、格式固定」的文件類型該做成範本——把格式樣式固定內容排好一次存成範本,之後開範本直接填內容就好,把重複的排版工作一次解決、永久受用。

常見問題

Q：Word 範本是什麼、有什麼用？ (1) 存好格式和固定內容的文件模子；(2) 開範本得到有現成格式的新文件；(3) 省去每次重排，重複用省時；(4) 格式一致，是常做文件的利器。

Q：怎麼建立自己的範本？ (1) 把一份文件的格式樣式固定內容排好；(2) 另存成範本檔（.dotx）；(3) 之後開範本用，有現成格式；(4) 放佔位提示提示該填什麼，常做的文件都做一個。

Q：不會排版設計，可以用現成範本嗎？ 可以：(1) 用 Word 內建或現成範本當起點；(2) 選一個接近需求的直接用；(3) 依需求改內容和部分格式；(4) 不擅設計更該用，確認對齊清楚。

Q：範本和一般文件差在哪？ (1) 範本是模子，開它產生新文件不改到範本本身；(2) 一般文件開了就是直接編輯那份；(3) 範本存格式骨架可重複用；(4) 要改範本本身要直接開範本編輯。

資料來源

數位發展部 數位辦公軟體範本重複利用操作推廣資訊
勞動部勞動力發展署 職場行政文件標準化培訓課程參考資訊