Word 列印與轉 PDF？2026 怎麼印才對

列印前要先預覽、設對範圍；交給別人或要固定版面，轉成 PDF——PDF 版面固定，不會因對方電腦、軟體、字型而跑版。

本文為一般說明；Word 各版本與各印表機的列印、PDF 選項略有差異，實際以你使用的版本與裝置為準。

列印前先預覽

為什麼預覽	說明
看實際列印樣子	螢幕不等於印出來
看有沒有跑版	內容超出、切掉、空白頁
省紙省時	印錯要重印浪費

養成「列印前一定先預覽」的習慣，就能在浪費紙之前發現問題。

列印設定

列印範圍可印全部、某幾頁或選取部分；設份數；單面或雙面列印；每張紙印多頁（草稿省紙用）。設對範圍和方式，只印需要的、省紙又符合需求。

轉 PDF

版面固定：不會因對方電腦跑版。
字型不跑：對方沒你的字型也不變。
通用好開：誰都能開、不易改。

交報告、履歷、正式文件給別人，用 PDF 最保險，除非對方要可編輯的 Word 檔。

交件與注意

轉 PDF 前先預覽確認排版對（PDF 定住的是轉檔當下的樣子）；交出前仔細檢查錯字、資訊、格式；協作改過的文件要清掉追蹤修訂和註解；用清楚的檔名。

逆向觀點：直接傳 Word 檔給別人,常常毀了你的排版

花很多時間排得整整齊齊,交件時直接傳 Word 檔，對方的電腦可能沒有你用的字型（被替換成別的,版面行數全跑）、用不同版本或軟體,結果對方看到的是個亂掉的文件,你精心排的專業文件在對方眼裡成了亂稿。該轉成 PDF——它把版面和字型都定住,不管對方用什麼電腦軟體開,看到的都跟你轉檔時一模一樣。除非對方明確要可編輯的 Word 檔,否則交件、要固定版面就交 PDF。

常見問題

Q：Word 文件傳給別人開，字型變了、版面跑掉，怎麼辦？ (1) 轉成 PDF 再傳；(2) PDF 固定版面和字型；(3) 除非對方要可編輯才交 Word 檔；(4) 轉前先確認版面對，PDF 通用好開。

Q：Word 列印出來跟螢幕不一樣、跑版，怎麼辦？ (1) 先看列印預覽；(2) 確認版面紙張和字型相容；(3) 要固定可先轉 PDF 再印；(4) 檢查空白頁和印表機設定，別直接印。

Q：怎麼把 Word 轉成 PDF？ (1) 用另存新檔選 PDF，或匯出成 PDF；(2) 轉前先確認版面對；(3) 檢查 PDF 有沒有跑版；(4) 清修訂註解、檔名清楚後交出。

Q：交報告、履歷該交 Word 檔還是 PDF？ 建議 PDF：(1) 版面字型固定不跑版；(2) 除非對方指定要可編輯的 Word 檔；(3) 轉前先確認版面對；(4) 檔名清楚，以對方要求為準。

資料來源

數位發展部 數位辦公文件交付與格式轉換操作推廣資訊
勞動部勞動力發展署 職場文件交付規範培訓課程參考資訊