Word 追蹤修訂與註解？2026 協作改稿怎麼用

用 Word 的「追蹤修訂」和「註解」。開啟追蹤修訂，每個更動都會被記錄；用註解給意見。之後可以一個個決定接受或拒絕。

本文為一般說明；Word 各版本的追蹤修訂、註解功能、名稱略有差異，實際以你使用的版本為準。

追蹤修訂在做什麼

功能	說明
記錄每個更動	誰改了什麼、增刪什麼
標示修改	改動用顏色、劃線標出來
可追溯	看得到修改的來龍去脈

它讓「改稿的過程透明、看得見」，而不是被默默改掉不知道，這對協作、審閱超重要。

怎麼用追蹤修訂

在開始改之前先開啟追蹤修訂功能；開啟後照常編輯，每個更動都會自動被記錄、標示出來；可以檢視所有標示的修改；改完把帶修訂標示的檔案給回原作者，讓他決定要不要採納。

接受或拒絕修訂

接受修訂：採納這個修改。
拒絕修訂：不採納、還原。
逐一或全部：一個個看、或全部接受。

這讓原作者保有最終決定權——別人的修改是「建議」，採不採納你決定。

用註解給意見

在文件旁邊加上意見、問題、建議，不直接改內容；註解可以回覆、來回討論；意見被處理、討論完後把註解刪掉。註解適合給建議討論，追蹤修訂適合直接改，兩者搭配協作改稿既能改又能討論。

逆向觀點：改別人文件不開追蹤修訂,是協作大忌

改別人的文件時（同事報告、學生論文）,很多人直接改掉,沒開追蹤修訂,覺得改好還他就好。但這樣原作者根本不知道改了什麼、哪些被動過,無從檢查,也無法決定要不要採納——那畢竟是他的文件。協作改稿一定要開追蹤修訂讓改動透明,原作者才能清楚看到改了什麼、逐一決定接受或拒絕;想給意見而非直接改的用註解。這是協作的基本禮貌,也讓多輪改稿有效率、不出錯。

常見問題

Q：追蹤修訂是做什麼用的？ (1) 記錄文件的每個修改；(2) 讓協作改稿透明、可追溯；(3) 原作者能決定接受或拒絕每個修改；(4) 協作必備，搭配註解保有決定權。

Q：怎麼看別人在我的文件改了什麼？ (1) 對方開了追蹤修訂，修改會標示出來；(2) 逐一檢視每個修改；(3) 決定接受或拒絕；(4) 對方沒開追蹤修訂就難看出改了什麼，可看註解的意見。

Q：追蹤修訂和註解差在哪？該用哪個？ (1) 追蹤修訂直接改內容並記錄；(2) 註解是給意見不改內容；(3) 直接改用修訂、提建議用註解；(4) 一份文件可以兩個都搭配用。

Q：文件改完要交出去，怎麼把修訂標示清乾淨？ (1) 先處理完所有修訂（接受或拒絕）；(2) 刪掉處理完的註解；(3) 確認沒有殘留的修訂或註解；(4) 關掉追蹤修訂，留一份帶修訂的備份。

資料來源

數位發展部 數位辦公協作文件編輯操作推廣資訊
勞動部勞動力發展署 職場團隊協作數位技能培訓課程參考資訊