正式商業中文信的寫法跟範本 - 社會議題

By Joe
at 2006-02-02T00:00

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正式商業中文信的寫法跟範本
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正式商業中文信的寫法跟範本
正式商業中文信的寫法跟範本
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By Dinah
at 2006-02-06T07:20

(一)寫作要點：
　　事務書信的對象為公司企業、機關團體、學校等單位。有別於私人書信傳達私人感情、訊息，事務書信屬於公眾或業務性聯繫的信件。所以因工作、公務關係而進行個人之間的社會交際和禮儀性來往的信函，也屬於事務書信範疇。例如校園內、校長、主任或老師寫給家長的信，作為學校與家長溝通工具，或用來發佈消息皆屬於事務書信。因之，事務書信的文體較為莊重嚴肅，比私人書信更須約定俗成的格式。事務書信的語言要求簡單明白、用辭精練；內容則不必有過多的形容、修飾，力求敘述簡明、表達準確，具邏輯性。事務書信可包括推薦信、求職信、申請信、投訴信、表揚信、祝賀信、、、、等等。　
(二)信封結構、寫法和格式：
　　事務書信信封的結構、格式與私人書信大致相同。特別要注意的地方如下：
1、右路：寄到受信人的機關或公司行號，其名稱要比第一行首字略高，和中路受信人的姓齊平。
2、中路：姓名、稱呼組合方式有三：
第一式：姓名 + 稱呼 + 啟封詞。
第二式：姓名 + 職位稱呼 + 名號 + 啟封詞。
第三式：姓名 + 職位稱呼 + 名號+先生 + 啟封詞。
　＊第一式：姓名+稱呼(此式最常見)
　＊第二式：姓名+職位稱呼+名號
此種將職位稱呼提前，比第一式禮貌，名字採側右書寫的「側書」以示尊重，不必略小。
　＊第三式：姓名+職位稱呼+名號+先生。
此式最為禮貌，可用於自己國家元首或最尊敬的人。
　 3、啟封詞 -->
　寫寫看：
1．請寫一個直式信封給教育部長。
2．請寫一個橫式信封給新竹市長。
(三)書信結構
　 1、開頭
事務書信的開頭與私人書信不同，稱謂包括名(字、號)、公職位、私關係、尊辭四者。如「○○校長吾師大人」，四者不一定皆備，可依實際斟酌之。而開頭除了一般問候語之外，常用開頭可分兩種︰說明對方來信已經收到，如○月○日來○知悉。直接說明此次去函的目的，如敬啟者︰茲有下述事件奉告。

2、正文
事務書信內容不必有過多的形容、修飾，力求敘述簡明、表達準確，具邏輯性，且須注意措詞、謙恭有禮。事務書信往來，下筆時最好了解對方的資料，例如年齡、教育、收入、性別等等，如果能掌握主管或是重要客戶的資料，並找出對方的興趣、觀念與價值觀，就能更有效率的說服對方。如果信件的內容涉及專業議題，必須先知道對方對於你想表達的議題了解多少？面對外行、專家、執行者或是使用者，不同的對象須調整相應的寫作方式。例如學校自工系的幹部希望科學園區的廠商贊助系上專題製作比賽經費，如果該廠商非相關領域的外行人，其文章撰寫重點應著重於吸引廠商閱讀這封信。如果是寫信向同領域的專家接洽事物，專家期望的是了解細節，寫信時就該偏向鉅細靡遺的介紹專題比賽的細節。而如果你是軟體設計師，寫信給執行者時，記得信件內容要直接切入正題，以提供執行者重要的資訊為重心。當然，如果對方是軟體使用者，如何寫一個詳盡的使用說明，就是信件的主軸所在。
3、結尾
事務書信的結尾應酬語比較慎重、有禮，除了基本禮節應表示一般的祝福和希望之外，如果基於業務往來，希望對方回信或是向對方提出要求，可用︰敬請示知專此候覆﹔請速賜覆是所至盼。如果再次提醒對方注意信中所擬內容，可用︰特此奉函，請貴方酌定等字句。

4、自稱、署名、署名下敬辭︰
事務書信的署名多是公司、團體等的名稱。如果以個人名義寫信，署名應有職稱以及本人的全名。信件不論打印或手寫一般由本人親筆簽名，可表慎重及負責之意。
例如︰○○公司謹啟 ○○○敬上。
p.s.他有範例唷~不過我不會用上去，所以麻煩請你去他的網站看囉！
　如果我貼錯的話你可以在初級中級高級那邊看看有沒有你需要的唷～＝ˇ＝

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