Excel 排序與篩選？2026 怎麼整理資料

排序和篩選是整理資料最基本也最常用的功能，但排序選錯範圍是最容易出事的地方，要特別小心。

本文為一般操作經驗分享；各版本與 Google 試算表的排序篩選操作略有差異，實際以你使用的版本為準。

排序：單欄與多欄

排序方式	用途
單欄排序	依一個欄位排序（如依金額）
多欄排序	先依一欄排，相同時再依另一欄
自訂順序	依自訂清單排序（如依職級）

排序時務必選取整個資料範圍，而不是只選要排序的那一欄，否則其他欄的資料會對不起來。

篩選：自動篩選

自動篩選在欄位標題加上下拉選單；可以勾選只顯示符合的項目；也能設定條件篩選（大於、小於、包含文字等）；篩選只是「隱藏」不符合的列，資料還在，取消篩選就會全部顯示。

進階篩選：多條件組合

多條件篩選：同時符合多個欄位的條件。
或／且的邏輯：條件之間要全部符合還是符合一個就算。
篩選結果複製：把篩選後的結果複製到別處。

需求簡單時自動篩選就夠用，條件複雜或要同時用多組條件時，進階篩選更合適。

排序篩選前的準備

資料要有清楚的標題列；避免中間有空白列或空白欄中斷範圍；同一欄的資料型態要一致；排序前最好先備份，尤其是大範圍排序。

逆向觀點：只選一欄排序,看起來排好了,其實資料全部對錯了

整理資料時，很多人排序只選了要排序的那一欄，按下排序，看到那一欄數字變得有順序，就以為排好了。但如果其他欄位的資料沒有一起跟著排序，原本同一列該對應在一起的資訊（比如姓名和金額）就會被打散，變成每一列的姓名和金額對不起來——而且這種錯位從畫面上完全看不出來，因為每一欄看起來都整整齊齊的,只是列與列之間已經錯位了。這是 Excel 最危險也最不容易被發現的錯誤之一。排序前，一定要先選取整個資料範圍（或把游標點在資料裡再執行排序，讓 Excel 自動偵測整個範圍），而不是只選那一欄。

常見問題

Q：排序後資料好像亂掉了（姓名跟金額對不起來），怎麼回事？ 很可能是只選了一欄排序：(1) 只排序那一欄，其他欄沒跟著動就會錯位；(2) 要選取整個資料範圍再排序；(3) 排序前先備份以防出錯；(4) 發現錯位馬上復原（Ctrl+Z），別存檔。

Q：篩選後資料不見了，是被刪除了嗎？ 不是，只是被隱藏：(1) 篩選只隱藏不符合條件的列，資料還在；(2) 取消篩選就會全部顯示回來；(3) 篩選狀態下的操作要注意是否只套用在看得到的列；(4) 確認是不是篩選狀態下誤以為資料消失。

Q：想同時用「金額大於某值」又「類別等於某個」兩個條件篩選，可以嗎？ 可以：(1) 自動篩選可以在不同欄位分別設條件，同時套用；(2) 條件更複雜可以用進階篩選；(3) 進階篩選能處理「或」「且」的邏輯組合；(4) 條件簡單時自動篩選通常就夠用。

Q：排序或篩選前，資料需要先做什麼準備？ (1) 確認有清楚的標題列；(2) 避免中間有空白列或空白欄；(3) 同一欄的資料型態要一致（別數字文字混雜）；(4) 大範圍操作前先備份。

資料來源

數位發展部 數位辦公軟體資料整理應用推廣資訊
教育部終身教育司 數位學習課程操作參考資訊